Whistleblowerordning på Statens Serum Institut

Whistleblowerordningen kan anvendes af ansatte på SSI, men omfatter arbejdstagere i bred forstand, herunder overenskomstansatte, deltids- og fuldtidsansatte og tjenestemænd, frivillige samt lønnede og ulønnede praktikanter.

Ordningen kan også anvendes af personer, der tidligere har arbejdet for SSI, og som indberetter om oplysninger, som vedkommende er kommet i besiddelse af i den periode, personen arbejdede for SSI.

Endvidere kan ordningen anvendes af personer, som endnu ikke er begyndt at arbejde hos SSI, men som indberetter om oplysninger, der er erhvervet i forbindelse med ansættelsesprocessen eller andre før-kontraktretlige forhandlinger.

Desuden kan ordningerne anvendes af samarbejdspartnere, som SSI har et mere kontinuerligt eller formaliseret samarbejde med, herunder private virksomheder (fx leverandører og underleverandører). Ordningerne vil således kunne anvendes af personer, der arbejder under tilsyn og ledelse af fx en af SSI’s kontrahenter, underleverandører eller leverandører. Andre, fx borgere, der har en sag hos SSI, vil som udgangspunkt ikke være omfattet.

Whistleblowerordningen behandler kun oplysninger om alvorlige forhold, som er af betydning for SSI’s varetagelse af sine opgaver. Der foretages i hvert enkelt tilfælde en konkret vurdering af, om der er tale om sådanne alvorlige forhold.

Det vil dog i almindelighed omfatte oplysninger om:

• strafbare forhold, fx overtrædelse af tavshedspligten, misbrug af økonomiske midler, tyveri, svig, underslæb, bedrageri, bestikkelse mv.

• overtrædelser af lovgivningen, fx lovgivning om magtanvendelse, forvaltningsloven, databeskyttelseslovgivningen, offentlighedsloven el. lign.

• overtrædelser af forvaltningsretlige principper, fx undersøgelsesprincippet, krav om saglighed, magtfordrejningsgrundsætningen og proportionalitet el. lign. grove eller gentagne overtrædelser af væsentlige interne retningslinjer, fx om tjenesterejser, gaver og regnskabsaflæggelse mv.

• grove personrelaterede konflikter på arbejdspladsen, fx grov chikane, herunder af seksuel karakter.

• seksuel chikane, fx enhver form for uønsket verbal, ikkeverbal eller fysisk adfærd med seksuelle undertoner med det formål eller den virkning at krænke en persons værdighed, navnlig ved at skabe et truende, fjendtligt, nedværdigende, ydmygende eller ubehageligt klima.

• bevidst vildledning af borgere og samarbejdspartnere.

Der forudsættes viden eller begrundet mistanke om, at der er begået sådanne alvorlige forhold.

Oplysninger om øvrige forhold som beskrevet nedenfor er ikke omfattet af ordningerne.

Disse kan eksempelvis være:

• oplysninger om overtrædelser af mindre væsentlige interne retningslinjer om sygefravær, rygning, alkohol, påklædning, brug af kontorartikler mv.

• oplysninger om mindre grove personalerelaterede konflikter på arbejdspladsen.

Oplysninger om øvrige forhold skal som udgangspunkt håndteres via fx nærmeste leder, HR eller tillidsrepræsentant.

SSI’s whistleblowerenhed (WE) foretager en indledende vurdering af, om der er grundlag for, at der igangsættes en egentlig sagsbehandling, eller om henvendelsen ikke kan viderebehandles, fx fordi den angår forhold, eller er indgivet af en person, der ikke er omfattet af whistleblowerordningen.

Hvis indberetningen ikke er omfattet af whistleblowerordningen

Modtages der indberetninger, der falder udenfor ordningernes anvendelsesområde, vil SSI’s whistleblowerenhed – afhængigt af henvendelsens karakter – vejlede om den videre håndtering af henvendelsen. Hvordan den enkelte henvendelse skal håndteres, vil bero på en konkret vurdering af bl.a. henvendelsens indhold og karakter. Vejledningen kan eksempelvis bestå i, at indberetteren opfordres til at rette henvendelse til tillidsrepræsentanten eller HR, hvis det forhold, der indberettes om, ikke er omfattet af ordningen, og en konkret vurdering tilsiger, at tillidsrepræsentanten eller HR er nærmest til at håndtere henvendelsen.

Hvis indberetningen er omfattet af whistleblowerordningen

Hvis der er grundlag for, at indberetningen kan behandles under whistleblowerordningen, iværksætter SSI’s whistleblowerenhed en nærmere undersøgelse af forholdet med henblik på at det forelægges direktionen på SSI. Undersøgelsen vil omfatte relevante oplysninger internt fra SSI, men kan også omfatte oplysninger fra andre myndigheder og offentlige tilsynsorganer.

Hvis en indberetning vedrører SSI’s direktør, vil den blive behandlet i direktionen i Indenrigs- og Sundhedsministeriets departement. Vedrører henvendelsen et direktionsmedlem eller en afdelingschef, vil henvendelsen blive behandlet i direktionen uden den pågældendes tilstedeværelse.

Hvis undersøgelsen efter direktionens vurdering viser kritisable forhold, er der forskellige reaktionsmuligheder:

• Hvis der er tale om overtrædelse af straffelovgivningen, kan det blive anmeldt til politiet.

• Vedrører sagen alvorlige fejl og/eller forsømmelser begået af en ansat i myndigheden, kan det medføre negative ansættelsesretlige reaktioner, herunder disciplinære sanktioner, fx advarsel eller afskedigelse.

• Vedrører sagen alvorlige fejl og/eller forsømmelser begået af en samarbejdspartner, kan det medføre kontraktretlige konsekvenser for samarbejdspartneren, fx kontraktophævelse.

Personer, der benytter SSI’s whistleblowerordning, er beskyttet mod negative repressalier forbundet med en indberetning, som er afgivet i god tro, dvs. hvor whistlebloweren havde rimelig grund til at antage, at de indberettede oplysninger var korrekte på tidspunktet for indberetningen, og at de indberettede oplysninger var omfattet af whistleblowerordningens anvendelsesområde.

Hvis en ansat benytter sig af en whistleblowerordning, kan det ikke i sig selv føre til afskedigelse eller andre former for direkte eller indirekte sanktionering, som fx ændring af den ansattes arbejdsområde, eller at den ansatte ikke tilgodeses i forbindelse med tildeling af løntillæg.

Der kan dog være tilfælde, hvor følgevirkningerne af, at en ansat lovligt benytter sig af sin meddeleret, er af en så alvorlig karakter, at det kan danne grundlag for, at ledelsen sagligt kan gøre brug af de nævnte reaktioner over for den ansatte.

Hvis man som ansat oplever at blive mødt med negative ledelsesreaktioner, fordi man har benyttet en whistleblowerordning, kan man rette henvendelse til whistleblowerenheden, sin tillidsrepræsentant eller faglige organisation.

Har en ansat oplevet uberettigede ansættelsesretlige reaktioner som følge af at have indgivet en indberetning, kan den ansatte tilkendes erstatning, godtgørelse eller økonomisk kompensation efter de til enhver tid gældende regler herom.

Hvis en whistleblowerenhed får viden om, at en ansat har oplevet negative konsekvenser efter at have indgivet en indberetning i god tro, skal whistleblowerenheden orientere SSI’s direktør eller departementschefen i Indenrigs- og Sundhedsministeriet.

Personer, der benytter SSI’s whistleblowerordning, vil som udgangspunkt blive orienteret om undersøgelsens forløb og udfald. Orienteringen kan dog i visse tilfælde være begrænset af regler om tavshedspligt mv.

En indberetning til whistleblowerordningen vil ikke i sig selv medføre, at whistlebloweren bliver part i den sag hos SSI, som indberetningen vedrører, herunder opnår de almindelige partsrettigheder (fx partshøring, begrundelse, partsaktindsigt og mulig klageadgang). Der kan dog være tilfælde, hvor en whistleblower har partsstatus i en sag.

De personer, som oplysningerne omhandler, vil normalt blive underrettet, hvis der indgives oplysninger om dem til whistleblowerordningen. Den omhandlede person vil således modtage underretning, når sagen henlægges, hvis den er åbenbart grundløs, ligesom den omhandlede person vil blive involveret i forløbet, hvis sagen realitetsbehandles. Den omhandlede person har i den forbindelse ret til at anmode om berigtigelse, sletning eller begrænsning af oplysninger.

Der må ikke bevidst indgives urigtige eller vildledende oplysninger gennem whistleblowerordningerne. Personer, der forsætligt og bevidst indberetter forkerte eller vildledende oplysninger, kan blive mødt af fx politianmeldelse, ligesom det kan få negative ansættelsesretlige reaktioner eller medføre kontraktretlige konsekvenser for den person, der har indgivet oplysningen. Hvis den indberettende person foretog indberetningen af de urigtige oplysninger i god tro, vil den pågældende være beskyttet mod negative repressalier.

De almindelige sletteregler gælder i øvrigt. Hvis der på baggrund af de indsamlede oplysninger gennemføres en disciplinær sanktion over for den ansatte, eller der i øvrigt foreligger grunde til, at det er sagligt og nødvendigt fortsat at opbevare oplysninger om den ansatte, vil oplysningerne blive opbevaret i den pågældendes personalemappe.

Du skal sende din indberetning til Statens Serum Instituts whistleblowerordning elektronisk gennem vores Whistleblowerportal.

På portalen udfylder du indberetningen og kan samtidig uploade relevante dokumenter. Alt, hvad du sender, bliver krypteret, så ingen uvedkommende kan få adgang til oplysningerne.

Når du har sendt din indberetning, bliver du bedt om at gemme et særligt link samt oprette et password. Det er vigtigt, at du opbevarer begge dele, hvis du senere vil logge ind og følge sagen. Alle beskeder fra Statens Serum Institut– både kvittering for modtagelsen og eventuelle opfølgende spørgsmål – bliver lagt i portalen.

Kommunikationen mellem dig og Statens Serum Institut foregår udelukkende via portalen. Derfor er det nødvendigt, at du jævnligt logger ind for at holde dig orienteret og svare på de spørgsmål, vi måtte have.

Hvis du ønsker at være anonym, skal du undgå at oplyse dit navn eller andre informationer, der kan bruges til at identificere dig – det gælder også oplysninger i dokumenter, du vedhæfter. Vær særligt opmærksom på, at nogle filtyper automatisk indeholder metadata om fx forfatter eller redigering.

Når vi har afsluttet behandlingen af din indberetning, bliver den – og eventuelle tilhørende oplysninger – slettet fra whistleblowersystemet.

Oplysninger, som skal journaliseres, vil dog fortsat indgå i Statens Serum Instituts interne sags- og dokumenthåndteringssystem.

Hvad bør du beskrive i indberetningen?

Jo flere detaljer du giver, jo bedre mulighed har vi for at undersøge forholdet. Som minimum anbefaler vi, at du forholder dig til følgende punkter:

• Dit navn og telefonnummer (hvis du vælger at oplyse det).
• Dit forhold til Statens Serum Institut (fx ansat, tidligere ansat, kommende ansat eller samarbejdspartner).
• Hvad din indberetning drejer sig om.
• Hvordan du er blevet opmærksom på forholdet.
• Hvornår forholdet er sket (start, slut og eventuel varighed).
• Hvilke personer der er involveret.
• Hvem der ellers kan have kendskab til forholdet.
• Om du tidligere har gjort andre opmærksom på forholdet.

Hvis du ikke kan sende indberetningen elektronisk

Kun hvis du ikke har mulighed for at bruge whistleblowerportalen, kan du sende din indberetning fysisk.

Du kan i så fald sende et brev til Whistleblowerenheden på Statens Serum Institut på følgende adresse:

Statens Serum Institut
Att.: Whistleblowerenheden
Artillerivej 5
2300 København S

Det er vigtigt, at brevet lægges i en lukket kuvert, som tydeligt er mærket med, at det er til Whistleblowerenheden. Du kan også – som en ekstra sikkerhedsforanstaltning – skrive på kuverten, at forsendelsen er fortrolig.

De samme oplysninger og krav til indhold, som gælder for en elektronisk indberetning via portalen, gælder også her. Det betyder, at du så detaljeret som muligt bør beskrive:

• Dit navn og telefonnummer (hvis du ønsker at oplyse det)
• Dit forhold til Statens Serum Institut
• Hvad sagen drejer sig om
• Hvordan du blev opmærksom på forholdet
• Hvornår forholdet fandt sted (start, slut og varighed)
• Hvem der er involveret
• Hvem der ellers kan have kendskab til sagen
• Om du tidligere har henvendt dig til andre om forholdet

Vi vil senest 7 hverdage efter modtagelsen af din indberetning sende en kvittering for modtagelsen.

Procesflow ved modtagelse af indberetninger under SSI's whistleblowerordning.

Regeringen har besluttet, at alle myndigheder på statens område skal have etableret en whistleblowerordning den 1. november 2020. Baggrunden herfor er, at den offentlige forvaltning skal være baseret på åbenhed, gennemsigtighed og tillid. Whistleblowere kan hjælpe med at afsløre og afdække fejl og forsømmelser i den offentlige sektor.

Whistleblowerordningen på Indenrigs- og Sundhedsministeriets område omfatter alle underliggende myndigheder, som arbejder under instruktionsbeføjelse af Indenrigs- og Sundhedsministeriets departement. Ved whistleblowerordningens etablering pr. 1. november 2020 omfatter dette således: Sundhedsstyrelsen, Lægemiddelstyrelsen, Styrelsen for Patientsikkerhed, Styrelsen for Patientklager, Sundhedsdatastyrelsen, Statens Serum Institut, Sekretariatet for Etisk Råd og National Videnskabsetisk Komité, Nationalt Genom Center og departementet.

Da Sekretariatet for Etisk Råd og National Videnskabsetisk Komité har færre end 50 ansatte, omfattes sekretariatet af departementets ordning.

De nævnte myndigheder på Indenrigs- og Sundhedsministeriets område arbejder under de fælles rammer, værdier og retningslinjer for whistleblowerordningen, som er beskrevet i nærværende retningslinjer. De enkelte myndigheder udfærdiger i forlængelse heraf en beskrivelse af fremgangsmåden for indgivelse af oplysninger til whistleblowerenheden i den pågældende myndighed, således at fremgangsmåden fremstår klart for personer, som ønsker at benytte sig af whistleblowerordningen.

Efter lov om beskyttelse af whistleblowere er myndigheder forpligtet til hvert år at offentliggøre en oversigt over den aktivitet, der har fundet sted i henhold til loven.

Statistikken over indberetninger bliver offentliggjort i Statens Serum Instituts årsrapport.